نرم افزار Excel

1-سازمانی داده ها با رسم نمودار ها:

یکی از بزرگترین مزایای اکسل عملکرد اصلی آن است. توانایی سازماندهی مقادیر زیادی داده در صفحات گسترده و نمودارهای منظم و منطقی. با سازمان‌دهی داده‌ ها، تجزیه و تحلیل و هضم آن بسیار آسان‌ تر است، به خصوص زمانی که برای ایجاد نمودارها و سایر نمایش‌ های داده ‌های بصری استفاده می‌ شود.

است در اکسل، شما همه آن گزینه ها را برای ایجاد نمودارها و ارائه داده های خود به صورت بصری دارید. تمام انواع عمده نمودارهایی که باید برای ارائه داده‌ های خود استفاده کنید، از قبل وجود دارند و می‌توانید با یک کلیک آن ها را وارد کنید. اگر به برگه Insert بروید، در گروه نمودارها، می توانید تمام نمودارهایی را که می توانید درج کنید پیدا کنید. نه فقط این، بلکه دکمه ای به نام نمودارهای توصیه شده نیز وجود دارد که می توانید از آن استفاده کنید تا به Excel اجازه دهید بهترین نمودار ممکن را برای استفاده از داده هایی که در کاربرگ خود دارید به شما پیشنهاد دهد. و اگر فکر می کنید که به چیزی غیر از نمودارهای پیش فرض نیاز دارید، می توانید نمودارهای پیشرفته را با استفاده از روش های خاص ایجاد کنید.

2-ابزارهای تجزیه و تحلیل داده ها:

انگیزه اصلی داشتن داده ها، تجزیه و تحلیل و به دست آوردن بینش از آن است. خبر خوب این است که اکسل برخی از قدرتمندترین ابزارها را برای تجزیه و تحلیل داده ها دارد.

تصور کنید داده هایی با هزاران ردیف دارید، می توانید یک جدول محوری از آن داده ها وارد کنید و یک جدول خلاصه ایجاد کنید. در حالی که تقریباً هر کسی می‌تواند اکسل را انتخاب کند و جداول را پر کند، بهره‌ گیری کامل از ویژگی ‌های آن به تمرین زیادی نیاز دارد. کاربرانی که با نحو اکسل آشنایی ندارند نیز ممکن است وارد کردن محاسبات و فراخوانی توابع دیگر را کمی خسته ‌کننده بدانند تا زمانی که به درک کاملی دست یابند.

3-فرمول و ویژگی های محاسبه:

چیزی که اکسل را به بهترین برنامه صفحه گسترده در جهان تبدیل می کند، توانایی آن در انجام محاسبات است. در اکسل، شما یک لیست کامل از توابع (100 مورد برتر) دارید که می توانید برای محاسبات از آنها استفاده کنید. اساساً یک تابع اکسل یک فرمول از پیش تعریف شده است که یک نتیجه خاص را بر اساس مقادیری که شما تعیین کرده اید برمی گرداند.

اما جدای از آن، شما همچنین می توانید فرمول های خود را با ترکیب دو یا چند تابع یا فقط با انجام محاسبات با استفاده از عملگرها ایجاد کنید.

اکسل تقریباً فوراً اعداد را خرد می کند و محاسبات دسته ای را بسیار ساده تر از انجام کارها با ماشین حساب می کند. بسته به درک و مهارت شما در اکسل، از فرمول ها و معادلات برای محاسبه سریع معادلات ساده و پیچیده با استفاده از مقادیر زیادی داده استفاده می شود.

4-خطاهای محاسباتی:

در حالی که توابع محاسبه خودکار اکسل اکثر محاسبات دسته‌ای در مقیاس بزرگ را آسان می‌کند، بی‌خطا نیست. اکسل هیچ وسیله ای برای بررسی خطای انسانی در حین ورود داده ها ندارد، به این معنی که اطلاعات اشتباه می تواند همه نتایج را منحرف کند – گاهی اوقات فاجعه بار.

همانطور که تیم ورستال از فوربس می گوید که جی پی مورگان میلیاردها دلار را به دلیل یک خطای معادله در اکسل که توسط کاربران کپی و چسباندن داده ها معرفی شده بود، از دست داد.

5-پشتیبانی شخص ثالث:

اکسل اساساً استانداردی برای نرم افزار صفحه گسترده در نظر گرفته می شود و به همین دلیل از پشتیبانی قابل توجهی در تعدادی از سیستم عامل ها، از جمله گوشی های هوشمند و تبلت ها برخوردار است. اکثر برنامه های صفحه گسترده دیگر نیز از وارد کردن صفحات اکسل به فرمت های اصلی خود و صادرات صفحات گسترده خود به عنوان فایل های اکسل پشتیبانی می کنند.

6-یکپارچه سازی دفتر:

به عنوان بخشی از مجموعه آفیس مایکروسافت، اکسل تقریباً با هر نرم افزار دیگری در آفیس کار می کند. صفحات گسترده اکسل را می توان به راحتی به اسناد Word و ارائه های پاورپوینت اضافه کرد تا گزارش ها یا ارائه های پویاتر بصری ایجاد شود.

7-چاپ سریع و مناسب گزارشات:

گاهی اوقات لازمست که اطلاعات دسته بندی شده نگهداری و در مواقع لزوم باید گزارش هایی را چاپ کنید تا با دیگران به اشتراک بگذارید یا آن را به کسی ارائه دهید. نرم افزار Excel به شما اجازه می دهد تا با سفارشی سازی زیاد چاپ کنید، جایی که می توانید حاشیه، اندازه کاغذ، جهت و غیره را تغییر دهید.

یک دسته کامل از گزینه ها وجود دارد که می توانید قبل از چاپ گزارش برای تنظیم صفحه از آنها استفاده کنید.

8-ساخت داشبوردهای مدیریتی:

بسیاری از قالب های رایگان برای استفاده یکی از محبوب ترین موارد در مورد اکسل این است که می توانید داشبورد و قالب ایجاد کنید.

معمولا جهت ارائه گزارشات به مدیران از داشبوردهای مدیریتی Excel استفاده می شود که این داشبوردها اطلاعات را به صورت خلاصه و مختصر نشان می دهند.

9- کدنویسی (VBA) در Excel :

مایکروسافت آفیس زبان برنامه نویسی مخصوص به خود را دارد که VBA (ویژوال پایه برای برنامه ها) نامیده می شود و به شما امکان می دهد تقریباً برای تمام فعالیت هایی که به صورت دستی در اکسل انجام می دهید کد بنویسید. می‌توانید انواع فعالیت ‌ها را از ساده (یک متن پررنگ) تا پیچیده (ایجاد جدول محوری) با استفاده از کد VBA خودکار کنید.

10-مرتب سازی و ذخیره سازی داده ها:

فرآیند تمیز کردن و تبدیل داده ها بخش زیادی از زمان شما را می گیرد و می تواند یک فرآیند خسته کننده باشد. برای این کار، مایکروسافت پاور کوئری را معرفی کرده است که یک موتور تبدیل داده و تمیز کردن است که می ‌توانید داده ‌ها را از چندین منبع بارگیری کنید، آن ‌ها را تبدیل کنید و سپس دوباره به کاربرگ بارگذاری کنید.

همچنین در نرم افزار Excel هیچ محدودیتی برای داده ها وجود ندارد، اما اکسل از نظر تعداد سطر و ستون محدودیت دارد. بنابراین به همین دلیل است که مایکروسافت Power Pivot را ارائه کرد که در آن می توانید داده ها را با میلیون ها ردیف ذخیره و سپس می توانید محاسبات را در Power Pivot انجام دهید.